1、檔案單機條目管理，已難適應信息社會的要求

        計算機應用于檔案管理以來，雖時間不長，但發(fā)展很快。不但省、市檔案館采用計算機進行管理，而且許多企業(yè)也采用單機計算機進行檔案管理，應用計算機進行檔案管理已進入了廣泛應用階段，改變了長期以來人寫手抄、翻本查閱的傳統(tǒng)管理方式，給檔案管理帶來了生機和活力。當前，大多數(shù)企業(yè)，其應用規(guī)模是單機應用狀態(tài)，其管理方式是條目管理，也就是說，將檔案資料錄入成條目信息后，輸入和存入單臺計算機，通過計算機代替人工查詢檢索、統(tǒng)計制表。單機條目管理，既不能輸入和存儲全文，也不能遠程傳送，已難適應信息社會網絡化的需要。

2、檔案資源建庫建網，是檔案現(xiàn)代化管理的必由之路

        隨著掃描技術、光盤技術和網絡技術的發(fā)展，不僅可用鍵盤輸入條目信息，還可用掃描儀掃描輸入全文和圖紙（比如清華紫光掃描儀C1880配以清華紫光文字識別軟件。它能同時識別超大字符集和超多種漢字字體<近百種>、并且將電子文檔的錯誤率降低到萬分之一以下的、能將復雜報紙雜志文檔經版面分析、識別、理解，最后自動精確重構為原式原樣的標準格式。）；不僅可儲存文字，還可利用光盤和服務器存儲圖紙曰不僅可建立局域網，還可聯(lián)上互聯(lián)網。因而建立企業(yè)檔案光盤數(shù)據(jù)庫、建立企業(yè)檔案管理網絡，已具備了成熟的條件。充分利用這種條件，不失時機地建庫建網，使檔案管理從傳統(tǒng)管理的落后方式中解放出來，在單機條目管理的基礎上大大推進一步，這是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的必由之路。

3、檔案信息上網，是信息共享的有效途徑

        企業(yè)檔案信息資源非常豐富，是科技進步和知識經濟取之不盡的寶藏。以前檔案資料多半只局限于本企業(yè)和本行業(yè)利用，沒有充分發(fā)揮其作用。建網聯(lián)網后，檔案信息上網，在網上推介，在網上交流，可大范圍內實現(xiàn)信息共享，這是檔案提供利用最有效的途徑。