1、檔案單機(jī)條目管理，已難適應(yīng)信息社會(huì)的要求

        計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理以來，雖時(shí)間不長，但發(fā)展很快。不但省、市檔案館采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，而且許多企業(yè)也采用單機(jī)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理已進(jìn)入了廣泛應(yīng)用階段，改變了長期以來人寫手抄、翻本查閱的傳統(tǒng)管理方式，給檔案管理帶來了生機(jī)和活力。當(dāng)前，大多數(shù)企業(yè)，其應(yīng)用規(guī)模是單機(jī)應(yīng)用狀態(tài)，其管理方式是條目管理，也就是說，將檔案資料錄入成條目信息后，輸入和存入單臺(tái)計(jì)算機(jī)，通過計(jì)算機(jī)代替人工查詢檢索、統(tǒng)計(jì)制表。單機(jī)條目管理，既不能輸入和存儲(chǔ)全文，也不能遠(yuǎn)程傳送，已難適應(yīng)信息社會(huì)網(wǎng)絡(luò)化的需要。

2、檔案資源建庫建網(wǎng)，是檔案現(xiàn)代化管理的必由之路

        隨著掃描技術(shù)、光盤技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，不僅可用鍵盤輸入條目信息，還可用掃描儀掃描輸入全文和圖紙（比如清華紫光掃描儀C1880配以清華紫光文字識(shí)別軟件。它能同時(shí)識(shí)別超大字符集和超多種漢字字體<近百種>、并且將電子文檔的錯(cuò)誤率降低到萬分之一以下的、能將復(fù)雜報(bào)紙雜志文檔經(jīng)版面分析、識(shí)別、理解，最后自動(dòng)精確重構(gòu)為原式原樣的標(biāo)準(zhǔn)格式。）；不僅可儲(chǔ)存文字，還可利用光盤和服務(wù)器存儲(chǔ)圖紙?jiān)徊粌H可建立局域網(wǎng)，還可聯(lián)上互聯(lián)網(wǎng)。因而建立企業(yè)檔案光盤數(shù)據(jù)庫、建立企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，已具備了成熟的條件。充分利用這種條件，不失時(shí)機(jī)地建庫建網(wǎng)，使檔案管理從傳統(tǒng)管理的落后方式中解放出來，在單機(jī)條目管理的基礎(chǔ)上大大推進(jìn)一步，這是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的必由之路。

3、檔案信息上網(wǎng)，是信息共享的有效途徑

        企業(yè)檔案信息資源非常豐富，是科技進(jìn)步和知識(shí)經(jīng)濟(jì)取之不盡的寶藏。以前檔案資料多半只局限于本企業(yè)和本行業(yè)利用，沒有充分發(fā)揮其作用。建網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)后，檔案信息上網(wǎng)，在網(wǎng)上推介，在網(wǎng)上交流，可大范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息共享，這是檔案提供利用最有效的途徑。