隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化的先進(jìn)技術(shù)的介入給檔案工作的發(fā)展提供了更新的要求和契機(jī)，檔案立卷工作如何做到既要強(qiáng)調(diào)檔案的保密、安全，又要發(fā)揮檔案信息服務(wù)，為社會提供館藏資源。尤其在當(dāng)前的新形勢下，傳統(tǒng)的以案卷提供利用。被利用者可能接觸到不在其利用范圍內(nèi)的其它檔案內(nèi)容，因?yàn)橥话妇韮?nèi)的文件，內(nèi)容往往并不單一，再者以案卷為保管單位，其卷內(nèi)內(nèi)容比較復(fù)雜，頁數(shù)有的達(dá)到200頁。不易復(fù)印或縮微，限制了利用方式的多樣化。因些．必須加強(qiáng)對傳統(tǒng)的以案卷的立卷方法進(jìn)行改革，采用以文件級的整理方法，充分發(fā)揮館藏檔案信息向社會開放利用工作。

    由于以文件級作為保管單位，單靠傳統(tǒng)和落后的檢索查找手段．是很不適應(yīng)檔案管理的需要，但計算機(jī)的介入就解決了檔案檢索難的問題，依靠計算機(jī)一次性輸入條目，就能生成各類目錄，并有強(qiáng)大的文件級檢索功能。因此，做好歸檔文件的數(shù)據(jù)采集是關(guān)系到檢索檔案信息正確如否的重要保證。所以在錄入歸檔文件條目時，一定要嚴(yán)格要求，按照規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化來采集每一條檔案信息。